Integration du processus Achat d’immobilisations et creation d’equipements
Je suis toujours surpris de voir que bien des clients ne savent pas qu’il est dans SAP, possible d’optimiser le processus d’achats d’equipements qui doivent par la suite etre immobilises. En general ce processus releve de la responsabilite de plusieurs services au sein d’un societe. Dans sa forme la plus complexe on peut imaginer le service Comptabilite qui va créer la fiche immobilisation, le service Achats qui va creer la commande d’achats, le magasin qui va realiser l’entree de marchandise et quelque part dans tout cela, le service Maintenance qui va s’occuper de la gestion et mise en service de l’equipement – et je ne parle meme pas de la communication necessaire entre tous ces interlocuteurs pour mener ce processus a bien.Ce billet ne vise pas a eliminer toutes ces etapes car elles seront toujours obligatoires, mais plutot a suggerer une possibilite d’optimiser la facon de proceder – le but etant de reduire le temps necessaire, le nombre d’interlocuteurs et le nombre de transactions. Etant donne qu’il s’agit aussi de ceder une part de responsabilite a un collegue, des discussions et decisions doivent etre prises et acceptees par tous les interlocuteurs concernes.Il est en effet possible d’encapsuler la creation de la fiche immobilisation, de l’equipement et la commande d’achats en une seule transaction. Tout commence par la creation de la commande d’achats. Point important de cette etape est qu’il est neccessaire d’indiquer le type d’imputation adequat – en l’occurrence ‘immobilisation’.
Apres avoir indique le reste des donnees du poste a acheter, allez dans l’onglet des donnees d’imputation. Ici, plutot que d’indiquer une immobilisation existante, nous allons la créer dans la commande d’achats. Pour cela il suffit de cliquer sur le bouton de creation (‘Asset’ dans mon example).
Cela ouvre la possibilite de renseigner les donnees propres a l’immobilisation (type d’immobilisation, centre de couts, etc…).
Il est aussi possible de naviguer jusque dans la fiche immobilisation en cours de creation.
Lorsque vous avez renseignez toutes les donnees necessaires vous pouvez sauvegardez votre commande d’achats.
Resultat, dans la meme transaction, nous avons creer une commande d’achats, une immobilisation ainsi que le fiche equipement correspondante.
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June 22nd, 2007 at 10:52 pm
Ok Pasacal, je suis d’accord avec toi, mais j’ai aussi un cas chez un client où au moment de l’acte d’achat, on ne sait pas encore si ce bien va devenir immobilisé ou non.
Donc achat sur ordre interne, puis transfert vers une immo.
Si tu as une autre idée, je suis preneur!
Merci de tes conseils
seb
June 23rd, 2007 at 1:33 pm
Seb,
Dans ton cas, alors ce processus n’est pas applicable. Tu seras oblige de creer l’immobilisation a posteriori - lorsque tu auras decide d’immobiliser ton bien, puis transferer les couts de ton ordre interne vers ton immobilisation. Si tu utilises PM, tu peux creer ton equipement lors de l’entree marchandise, puis encore une fois, associer ton immobilisation a ton equipement a posteriori. C’est mois “automatise” mais c’est une facon de faire aussi.
Je suis curieux: Quelles sont les raisons qui font que ton bien sera ou pas immobilise a posteriori?